De kantoormedewerker start met het ingeven van de contacten.
Per betrokken partij moet een contact aangemaakt worden.
Dit kan ofwel een persoonlijk contact zijn, of een organisatie.
Per contact vindt een eerste identificatie plaats.
Hierbij wordt het contact geïdentificeerd, en wordt een screening van het contact uitgevoerd.
Afhankelijk van het contact (persoonlijk of organisatie) moet hier meer of minder informatie ingevuld worden.
Op basis van de screening, wordt voor de eerste maal een waakzaamheidsniveau berekend.
De kantoormedewerker beslist zelf of hij het contact aanvaardt of weigert.
Vervolgens dient per contact ook een risicoprofiel te worden berekend.
Dit risicoprofiel is enkel van belang tijdens de uitvoering van het contract en dient periodiek te worden opgevolgd. Indien het om een nieuw contact gaat mag u deze stap overslaan.
Wanneer een risicoprofiel geen verhoogde waakzaamheid aangeeft, dan kan u het risicoprofiel aanvaarden of weigeren.
Indien u het risicoprofiel aanvaardt, dan kan dit risicoprofiel aan een transactie toegevoegd worden.
Wanneer een risicoprofiel wel een verhoogde waakzaamheid aangeeft, dan wordt een melding gestuurd naar de antiwitwas-verantwoordelijke.
U motiveert in de melding of u dit risicoprofiel wenst te aanvaarden of weigeren.
De antiwitwasverantwoordelijke dient vervolgens te beslissen of er mag verder gewerkt worden met het contact, of als een melding gedaan wordt naar het CFI.
Als een risicoprofiel door de antiwitwas-verantwoordelijke gemeld wordt aan het CFI dan dient het antwoord van het CFI afgewacht te worden.
Wanneer alle contacten aangemaakt zijn en elk contact heeft een aanvaard risicoprofiel dan kan de transactie aangemaakt worden.
Hierbij wordt eerst de referentie en het adres van de transactie ingevuld en alle partijen toegevoegd.
Ook van de transactie wordt een waakzaamheidsniveau berekend.
Om dit te kunnen raadplegen, wordt €18,15 (incl. BTW) van de Wallet van de actieve organisatie afgetrokken.
Wanneer er geen verhoogde waakzaamheid nodig is, kunt u de transactie afronden door de transactie te aanvaarden of te weigeren.
Bij een verhoogde waakzaamheid wordt een melding gestuurd naar de antiwitwas-verantwoordelijke.
U motiveert in de melding of u deze transactie wenst te aanvaarden of weigeren.
De antiwitwasverantwoordelijke dient vervolgens te beslissen of de transactie mag aanvaard worden, of als een melding gedaan wordt naar het CFI.
Als een transactie door de antiwitwas-verantwoordelijke gemeld wordt aan het CFI, dan dient het antwoord van het CFI afgewacht te worden.